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W&W Pfarramtskartei
für Windows
Die Anforderungen im Bereich der Karteiverwaltung in Kirchgemeinden haben in den vergangenen Jahren zugenommen. Optimale Verfügbarkeit der Daten für verschiedenste Anforderungen, rationelle Auswertungen, Direkt-Adressierungen oder Datenaustausch (z.B. mit der Druckerei des Kirchenblattes) sind aktuelle Erfordernisse. Das verbesserte Kosten/Nutzen-Verhältnis von Software und Hardware ermöglicht es heute auch kleineren Kirchgemeinden, von den Vorteilen der EDV-unterstützten Administration zu profitieren. Sekretariat, Pfarramt und Verwaltung können von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet werden. Über 20 Jahre Erfahrung in diesem Aufgabenbereich stecken in der aktuellen Version.
Die W&W Pfarramtskartei ist hierarchisch aufgebaut (Haushalte/Personen) und erlaubt die effiziente Handhabung sämtlicher Datengruppen in der Kirchgemeinde, d.h. zivile, kirchliche und pfarreiliche Daten. Verschiedene Zusatzprogramme und Versionsgrössen erlauben die optimale Abstimmung an die spezifischen Anforderungen der Kirchgemeinden. Zudem lassen sich kundenspezifische Organisationsformen abbilden. Die Einsatzmöglichkeit umfasst Einplatz-Systeme, lokale Netzwerke oder Netzwerke innerhalb einer ganzen Stadt mit Datenzugriff auf die zentralen Daten (zB. via ISDN). Die professionelle W&W Pfarramtskartei ist bei über 350 Kirchgemeinden im Einsatz.
Programm-Funktionen
Stammdaten
- Verwaltung von Kirchgemeindemitgliedern und anderskonfessionellen Personen innerhalb der
Familien
- Autom. Bildung der Familienübersicht
- Spezielle Führung von "Externen" (zB. auswärtige Pfarrblatt-Abonnnenten)
- PLZ-Verzeichnis ganze Schweiz
- Strassenverzeichnis mit Sortierfile (eine oder mehrere Gemeinden)
- Festlegung der Strassen oder Strassenabschnitte im Gemeindestrassenverzeichnis bzw.
Zuordnung zu Kreisen
- Unbeschränkte Anzahl zusätzlicher Daten- und Codefelder, frei definierbare
Zusatzinformationen zu allen Personen in Form von Einzeldaten oder freiem Text (z.B.
Konfirmations- bzw. Firmdatum usw.)
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- Transparentes und flexibles Codesystem für Zusatzinformationen für spezielle
Personengruppen (z.B. Mitgliedschaft in kirchlichen Vereinen, Abonnenten des
Kirchenblattes, Daten betr. Religionsunterricht wie Schulklasse, Unterrichtsort,
Lehrperson usw.)
- Darstellung der Personendaten auf mehreren Bildschirmseiten
- Eigene Programmzweige für diverse Mutationen
- Automatische Archivierung der Personengeschichte (History) betr. Zu- und Wegzug, Umzug,
Konfessionswechsel usw.
- Automatische Einrichtung der Personen- resp. Haushaltsanreden
- Verschiedenste Eingabehilfen und Kontrollen (z.B. zur Verhinderung von
Doppelerfassungen)
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Datenimport (Primärtransfer/Mutationstransfer)
- Für den effizienten Start ist insbesondere bei grösseren Kirchgemeinden der autom.
Datenimport ab System der pol. Gemeinde oder dem bisherigen System angezeigt
(Primärtransfer). W&W verfügt dazu über eine breite Erfahrung aus über 100
Datentransfers.
- Je nach System der pol. Gemeinde können Neuzuzügerdaten oder verschiedenste Mutationen
automatisch transferiert werden.
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Erfassung
- Beliebig aufbaubare Erfassungslisten für die Eingabe von Personen- und Haushaltsdaten,
d.h. angepasste Layouts für die individuelle Reihenfolge und Auswahl der zu erfassenden
Datenfelder
- Daten aus Codesystemen werden mittels Mausklick direkt der Person zugeordnet
- Externe Personen werden über eine reduzierte Eingabemaske separat erfasst und
automatisch als "Externe" gekennzeichnet
- Bei der Eingabe kann eine Kontrolle aktiviert werden, die bereits erfasste Personen
identifiziert.
- Die Dateneingaben werden durch verschiedenste Hilfsfunktionen - wie etwa
Datenübertragung zwischen Personen und Auswahl aus transparenten Codesystemen in Form
von Combo-Boxen - wesentlich unterstützt
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Mutationen
- Für die Eingabe von Mutationen wie Umzug/ Wegzug/Wiederzuzug bzw. Zuzug, Heirat,
Namensänderung usw. stehen eigene Programmzweige zur Verfügung
- Auch für den Vorstandswechsel innerhalb der Familie, sowie beim Erreichen der
Volljährigkeit der Kinder (autom. Bildung des eigenen Haushaltes). In diesen Fällen
müssen die Daten der zu mutierenden Personen nicht neu eingegeben werden
- Die Verbindung einzelner Haushalte/Personen zueinander wird festgehalten
- Alle Personen, die in einem Haushalt aktiv waren, werden auch nach Auszug/Wegzug/
Gründung eigener Haushalt im entsprechenden Inaktiv-Status angezeigt
- Alle Adress- und Haushaltswechsel sowie Zivilstands- und Konfessionsänderung etc.
werden in einer separaten Personengeschichte automatisch archiviert
- Automatischer Codewechsel (z.B. bei codierter Schulklassenzugehörigkeit)
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Auswertungen/Ausdrucke
- Einfaches Auswahlverfahren mit den acht häufigsten Stammdatenfeldern plus einem Feld nach
freier Wahl
- Filter mit beliebig vielen Auswahlkriterien (feldbezogen) beliebig verknüpft (und/oder) können zur Basisauswahl dazu geschaltet werden
- Einfaches Speichern von gleichbleibenden Auswahlen (schnelles Aktualisieren vor dem
erneuten Ausdruck)
- Verwalten von gespeicherten Auswahlen sowie Filtern
- Anzeige sämtlicher Auswahlen vor dem Druck am Bildschirm
- 3 Sortierebenen stehen zur Verfügung
- ca. 30 Standardformulare (Listen, Etiketten, Haushaltskarten, Dokumente, etc.) werden
von W&W zur Verfügung gestellt
- Graphischer Berichtsgenerator zum freien Gestalten von zusätzlichen Formularen
- Komfortabler Export der Listen wie auch Adressen in die MS-Office-Umgebung (z.B.
Serienbrief im Word)
- Datenexport als Datenfile (z.B. für Abo-Dienst der Druckerei)
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